On the Job Training (OJT)

เผยแพร่เมื่อ:  05/10/2564
เขียนโดย คุณจีรวัฒน์ เจริญผล
               ผู้จัดการทั่วไป แผนกความปลอดภัย อาชีวอนามัย และสิ่งแวดล้อม
               บริษัท ไทยนิปปอนสตีล เอ็นจิเนียริ่ง แอนด์คอนสตรัคชั่น คอร์ปอเรชั่น จำกัด...,

เรื่อง On the Job Training (OJT)

          สวัสดีทุก ๆ ท่าน กลับมาพบกันอีกครั้งซึ่งเดือนนี้เป็นบทความที่สี่ ในซีรีส์มาตรฐานความปลอดภัยและสุขภาพ งานก่อสร้างในอุตสาหกรรมก๊าซและน้ำมัน ซึ่งในเดือนที่ผ่านมา ใน EP.3 ผมได้นำเสนอเกี่ยวกับการฝึกอบรมด้านความปลอดภัยในการทำงานในรูปแบบที่เหมาะสมกับสถานการณ์ของโรคโควิด 19 ในปัจจุบัน ซึ่งถือว่าเป็นการฝึกอบรมรูปแบบวิถีชีวิตใหม่ (New Normal Safety Training) ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นการฝึกอบรมด้วยวิธีออนไลน์ ดังนั้นการประเมินความรู้ ความเข้าใจและความสามารถในเชิงปฏิบัติอาจจะต้องดำเนินการต่อเนื่อง

          สำหรับใน EP.4 ผมขอนำเสนอหัวข้อที่ต่อเนื่องคือการฝึกปฎิบัติงานไปพร้อมการทำงานจริง (On Job Training : OJT)

          การทำธุรกิจในแต่ละวันก็ต้องก้าวตามให้ทันเวลาและสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ดังนั้นเวลาจึงถือเป็นสิ่งสำคัญในการทำงานอย่างมาก นั่นทำให้การฝึกปฎิบัติงานในยุคนี้ต้องปรับตัวจากยุคก่อน จากที่เคยมีเวลาฝึกฝนปฎิบัติงานก่อนลงมือทำงานจริง ก็ปรับมาเป็นการฝึกปฎิบัติงานไปพร้อมการทำงานจริงที่เรียกกันว่า On Job Training (OJT) ซึ่งนอกจากจะทำให้ไม่เสียเวลาแล้วยังช่วยประหยัดงบประมาณได้มากทีเดียว

          OJT คืออะไร
               การฝึกปฎิบัติงานไปพร้อมการทำงานจริง (On Job Training : OJT) คือ การฝึกปฎิบัติงานลักษณะนี้คือการให้พนักงานคนนั้นๆ ได้ทดลองทำงานจริงไปพร้อมกับการเรียนรู้เลย โดยใช้ประสบการณ์เป็นเครื่องมือสำคัญในการเรียนรู้และพัฒนาทักษะการทำงาน การฝึกปฎิบัติลักษณะนี้มักจะเหมาะกับธุรกิจที่ไม่มีความเสี่ยงสูง หรือไม่ต้องใช้ความชำนาญเฉพาะทางมากนัก รวมถึงมีแนวโน้มในการสร้างความเสียหายน้อยให้กับผลิตภัณฑ์ สังคมหรือคนทั่วไป หรือหากเกิดความเสียหายขึ้นจริงๆ ก็สามารถที่จะแก้ไขได้รวดเร็ว

          สำหรับขั้นตอนและหลักปฎิบัติการของการทำ OJT โดยสรุปมีดังต่อไปนี้
               o การเตรียมการ
                    1. ให้ความรู้สึกเป็นกันเอง ผู้ที่จะเรียนรู้งานนั้นใหม่ มีความกังวล หากได้รับการต้อนรับและให้ความเป็นกันเองได้ จะลดการเกิดการตื่นเต้นได้
                    2. แจ้งขอบเขตงาน ที่จะทำการสอบงาน และถามว่าได้รู้งานมาแล้วเพียงใด เพื่อลดการสอนงานที่ไม่จำเป็น หรือเพื่อให้แน่ใจว่ามีความรู้ในงานนั้นจริงๆ เพื่อสามารถวางแผนการสอนได้ถูกต้องว่าต้องเน้นย้ำตรงส่วนไหน
                    3. ทำให้เกิคความสนใจในการเรียนรู้ในสิ่งที่กำลังสอน เพราะเราไม่สามารถสอนในสิ่งที่คนไม่ต้องการเรียนรู้ได้
                    4. ให้ผู้เรียนอยู่ในตำแหน่งที่ถูกต้อง ไม่ว่าการนั่งหรือยืน ด้านหน้า ด้านหลังผู้สอน ซึ่งรวมทั้งสถานที่สอนงาน

               o การแสดงให้เห็น
                    1. การบอก การทำให้เห็นเป็นตัวอย่าง การอธิบายเหตุผล เป็นขั้นตอนที่สำคัญอย่างมากต่อความสำเร็จในการสอนงาน
                    2. ในการสอนต้องมีการเน้นย้ำในจุดที่สำคัญ(key point) อยู่เสมอ ซึ่ง จุดที่สำคัญ (key point) หมายถึงสิ่งที่หากทำไม่ถูกต้องจะทำให้งานนั้นเสียหาย หรือใช้เวลานานกว่า
                    3. การสอนงานในแต่ละจุด ต้องทำให้ชัดเจนสมบูรณ์ โดยต้องทำการอธิบายช้าๆ ในประเด็นที่สำคัญ
                    4. การแสดงให้เห็นนี้ ต้องมีการวางแผนเป็นอย่างดี เพราะว่าพนักงานมีความสามารถในการเรียนรู้จำกัด ต้องมีการพักและตอกย้ำเป็นระยะๆ – อย่าสอนเกินกว่าความสามารถในการเรียนรู้ได้ในช่วงเวลานั้นๆ

               o การลองให้ปฏิบัติ
                    1. ก่อนให้เขาทำการทดลองปฏิบัติ ทำการทบทวนจุดสำคัญ สรุปว่าต้องทำอะไรบ้างและอย่างไร
                    2. ให้พนักงานทดลองทำ เมื่อผู้เรียนทำไม่ถูกต้องให้ทำการแก้ไขข้อข้อผิดพลาดโดยทันที การสอนที่ดีต้องปล่อยให้ผู้เรียนทำถูกและทำผิด
                    3. ให้พนักงานอธิบายในแต่ละจุดสำคัญ (key point)
                    4. ทำให้แน่ใจว่าพนักงานมีความเข้าใจในจุดที่สำคัญ (key point)
                    5. ให้พนักงานฝึกอย่างต่อเนื่องจนมั่นใจว่าพนักงานสามารถปฏิบัติได้

               o การติดตามผล
                    1. ทำการะบุพี่เลี้ยงหรือผู้ที่สามารถให้ความช่วยเหลือ
                    2. ทำการตรวจสอบความเข้าใจบ่อยๆ เปิดโอกาศให้พนักงานสอบถามในสิ่งที่ไม่เข้าใจ
                    3. กำหนดการเรียนรู้งานต่อไป

          OJT ควรใช้ระยะเวลานานเท่าไร
                    ระยะฝึกปฎิบัติงานจากการทำงานจริงนั้นไม่มีข้อกำหนดที่ชัดเจนแน่นอน แต่องค์กรสามารถสร้างมาตรฐานของตนเองขึ้นมาได้ โดยส่วนใหญ่แล้ว OJT ตามระบบสากลจะอยู่ที่ 1-6 เดือน  ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมของธุรกิจและความยากง่ายของแต่ละทักษะในการทำงานด้วย

          ข้อได้เปรียบสำหรับองค์กรในการทำ OJT
                    1. การเตรียมการไม่ยุ่งยากซับซ้อนและไม่เสียเวลา (Simplicity & Save Time)
                    2. ประหยัดงบประมาณ (Economy)
                    3. ได้ทำงานในสถานที่จริง (Actual/Real Work Environment)
                    4. สร้างผลผลิตและผลประกอบการได้ทันที (Immediate Productivity)
                    5. เรียนรู้ได้รวดเร็ว (Quick Learning)
                    6. เรียนรู้ได้หลายทักษะในคราวเดียวกัน (Muti-skill)

          บุคคลสำคัญที่สุดในกระบวนการฝึกงานแบบ OJT
                    การฝึกงานแบบ OJT ที่ดีไม่ใช่แค่การบอกให้พนักงานใหม่เริ่มทำงานเลยโดยที่เขาไม่รู้อะไร ไม่มีคนสอนงาน ไม่มีคนบอกงานชัดเจน ไม่มีคนดูแล นั่นอาจทำให้การทำงานมีโอกาสผิดพลาดขึ้นได้ สำหรับองค์กรที่มีความพร้อมในการฝึกงานตามระบบ OJT อาจตั้งคนที่มีความรับผิดชอบในการดูแลอย่างเป็นระบบ ตั้งแต่
                              - ครูฝึก (Trainer) ที่อาจเป็นระดับหัวหน้างานคอยสอนการทำงาน และดูภาพรวมของการทำงานให้
                              - พี่เลี้ยง (Mentor) ที่อาจเป็นระดับพนักงานด้วยกันเอง หรืออาจเป็นระดับอาวุโส (Senior) กว่า ได้ก่ ที่จะคอยเป็นคู่คิด ที่ปรึกษา ตลอดจนสอนในรายละเอียดลงลึกขึ้นในกระบวนการทำงานจริง ณ เวลาทำงานจริง

                    หากองค์กรที่มีขนาดเล็กลง Trainer กับ Mentor อาจเป็นคนคนเดียวกันก็ได้ แต่ทั้งนี้ควรมีการตั้งคนดูแลอย่างเป็นทางการ และต้องสอบถามคนที่มาทำหน้าที่ด้วยว่าเต็มใจและสามารถทำหน้าที่ได้หรือไม่ หากได้ Trainer กับ Mentor ที่ไม่ตั้งใจ ไม่เต็มใจ ก็อาจทำให้ OJT ไม่ประสบความสำเร็จได้ ซึ่งการจะทำ OJT นั้น องค์กรก็ควรต้องมีความพร้อมด้วย หากไม่มีความพร้อมก็อาจทำให้เสียเวลาเปล่า และขาดประสิทธิภาพในที่สุด

          สรุป
               การฝึกปฎิบัติงานไปพร้อมการทำงานจริง (On Job Training : OJT) นั้นเปิดโอกาสให้พนักงานใหม่ได้เรียนรู้การทำงานได้ดีและไวที่สุดวิธีหนึ่ง จริงอยู่ว่าที่ OJT นั้นมีทั้งข้อดีและข้อเสีย แต่การเตรียมตัวให้ดีนั้นอาจทำให้ OJT เกิดประโยชน์ได้มากกว่าเสียประโยชน์ และที่สำคัญเกิดประโยชน์กับองค์กรได้มากที่สุดอีกด้วย ทั้งยังไม่เสียเวลาและเสียงบประมาณมาก หากใส่ใจ OTJ อย่างจริงจังก็อาจทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากที่สุดได้เช่นกัน

          ใน EP.4 การฝึกปฎิบัติงานไปพร้อมการทำงานจริง (On Job Training : OJT) นี้ ถือได้ว่าเป็นหนึ่งในมาตรฐานเบื้องต้นในอุตสาหกรรม ทั้งด้านความปลอดภัยและสุขภาพ ความรู้ ความสามารถ ทักษะและคุณภาพที่เกี่ยวข้องกับงานก่อสร้างในอุตสาหกรรมก๊าซและน้ำมัน โดยหวังว่าจะประโยช์สำหรับทุกท่านที่จะนำไปพิจารณาในการดำเนินการต่อไป

โปรดติดตามและพบกันใน EP.5 ว่าจะเป็นเรื่องอะไรที่จะได้นำมากล่าวถึงและแบ่งปันในเดือนต่อไปครับ