กระบวนการติดตามและการทบทวน (Monitoring and Review)
เผยแพร่เมื่อ: 15/09/2564
เขียนโดย อาจารย์ ดร.วรวิช นาคแป้น
อาจารย์ประจำหลักสูตรอาชีวอนามัย ความปลอดภัยและสิ่งแวดล้อม
สาขาวิชาวิทยาศาสตร์สุขภาพ มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช...,
เรื่อง กระบวนการติดตามและการทบทวน (Monitoring and Review)
ในตอนนี้ก็จะเป็นเรื่องของการเฝ้าติดตามและการทบทวน ส่วนสาเหตุที่ผมเอามาเล่าให้ฟังเป็นอันดับต้น ๆ เพราะผมถือว่ากระบวนการนี้เป็นกระบวนการที่อยู่วงนอกแต่มีส่วนเกี่ยวข้องและต้องมีการดำเนินการควบคู่ไปกับกระบวนการอื่น ๆ เฉกเช่นเดียวกับ การสื่อสาร และ การเก็บบันทึก ซึ่งสามารถสังเกตได้จากแผนภูมิด้านล่าง
กระบวนการติดตามประเมินผล (Monitoring) เป็นกระบวนการที่องค์กรจะต้องมีเพื่อติดตามทุกกระบวนการเพื่อให้ทราบถึงผลการดำเนินงานว่าเหมาะสมและสุดท้ายแล้วผลลัพธ์ที่ต้องการคือสามารถจัดการความเสี่ยงได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่โดยนำข้อมูลการติดตามไปทบทวน (Review) เทียบกับเป้าหมายที่วางไว้เพื่อตัดสินใจความเหมาะสม ความเพียงพอ และประสิทธิผล
กระบวนการติดตามและการทบทวนเป็นกิจกรรมที่ต้องมีการวางแผนให้ครอบคลุมทุกกระบวนการและเป็นไปอย่างต่อเนื่อง โดยในแต่ละกระบวนการอาจจะมีความถี่ที่แตกต่างกันออกไป เช่น กระบวนการกำหนดบริบทขององค์กรจะมีการทบทวนทุกครั้งที่ครบอายุใบรับรอง หรือ การกำหนดให้มีการายงานผลการจัดการความเสี่ยงที่ดำเนินการตามแผนการดำเนินงานทุกไตรมาส เป็นต้น
โดยส่วนใหญ่ แนวปฏิบัติในการติดตามผลและทบทวน จะมีการดำเนินงาน ดังนี้
1) มีการมอบหมายให้หน่วยงานกลางขององค์กร เช่น ฝ่ายบุคคล หรือ หน่วยงานความปลอดภัย เป็นฝ่ายติดตามประเมินผล ซึ่งเป็นผู้รับผิดชอบหลักในการติดตามผลการบริหารความเสี่ยงกับผู้ที่รับผิดชอบความเสี่ยง (Risk owner) เรื่องนั้น ๆ
2) ฝ่ายติดตามประเมินผลต้องมีการ คัดข้อมูลและวิเคราะห์อย่างเป็นระยะ ๆ โดยมีการระบุกรอบของวัน และ เวลา ลงในตารางการปฏิบัติงาน
3) ผลการประเมินจะเป็นการวิเคราะห์โดยเทียบจากค่าเป้าหมายที่ตั้งไว้
4) หากฝ่ายติดตามประเมินผลพบว่า มาตรการหรือกิจกรรมที่นำมาจัดการกับความเสี่ยงไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอ ควรพิจารณาปรับปรุงแผนตามความเหมาะสม โดยมีการสื่อสารเป็นข้อมูลป้อนกลับไปยังผู้รับผิดชอบเพื่อดำเนินการปรับปรุงเป็นระยะ
จะเห็นได้ว่าฝ่ายติดตามประเมินผลจะต้องมีความตื่นตัวอยู่เสมอ เพื่อที่จะคอยรับมือกับการเปลี่ยนแปลงของบริบทองค์กรทั้งภายนอกและภายในรวมถึงการเปลี่ยนแปลงของความเสี่ยงเองที่อาจเกิดจากการเปลี่ยนแปลงกิจกรรมการผลิต วัตถุดิบ กรรมวิธี เป็นต้น ซึ่งการส่งผลให้ต้องมีการทบทวนกรอบการบริหารความเสี่ยงและการจัดลำดับความสำคัญในการจัดการกับความเสี่ยงใหม่ทั้งหมด
